ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม หากได้รับคำร้องจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ เนื่องจากทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้หาย หรือชำรุด จะต้องออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ หรือใบแทนใบลดหนี้
กรณีที่ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ รายการทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้ว ต่อมาสูญหาย ถูกทำลาย หรือชำรุดในส่วนสำคัญ ให้ดำเนินการออกใบแทน
ขั้นตอนการออกใบแทนใบกำกับภาษี ใบแทนใบเพิ่มหนี้ หรือใบแทนใบลดหนี้
1. ให้ผู้ประกอบการถ่ายสำเนาใบกำกับภาษี สำเนาใบเพิ่มหนี้ หรือสำเนาใบลดหนี้และ
2. ให้บันทึกรายการลงในสำเนาโดยระบุ ดังนี้
ใบแทนออกให้ครั้งที่
วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทน
คำอธิบายถึงสาเหตุการออกใบแทน
ลงลายมือชื่อผู้ออกใบแทน
3. ให้ผู้ประกอบการบันทึกข้อความตามข้อ 2 ไว้ด้านหลังสำเนาด้วย
4. ให้ผู้ออกใบแทนบันทึกรายการการออกใบแทนในรายงานภาษีขาย ในเดือนที่มีการออกใบแทน โดยระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ วันที่ออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ที่ได้มีการออกใบแทน
ใบแทนที่ผู้ประกอบการออกให้นี้ถือเสมือนเป็นเอกสารต้นฉบับ ดังนั้นผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการสามารถใช้ภาษีซื้อตามใบแทนได้
อ้างอิง: http://www.rd.go.th/publish/3401.0.html