การจัดทำใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป

หลายๆ คนอาจจะยังสงสัยอยู่ว่า เมื่อเราประกอบกิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว เราจะต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อไหร่ ต้องจัดทำอย่างไร และเวลาเราซื้อสินค้าหรือรับบริการ ใบกำกับภาษีที่เราได้รับมานั้นถูกต้องหรือไม่

ใบกำกับภาษี คืออะไร

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือให้บริการทันทีที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้นและในทางตรงกันข้ามเมื่อเป็นผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการก็จะได้ใบกำกับภาษีเพื่อไปใช้ประโยชน์ในส่วนของภาษีซื้อด้วยเช่นกัน

ออกใบกำกับภาษีตอนไหน

• กรณีขายสินค้าผู้ขายต้องจัดทำใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้าทันทีที่มีการส่งมอบสินค้า หรือเมื่อโอนกรรมสิทธิ์ในสินค้าให้ผู้ซื้อก่อนส่งมอบ หรือเมื่อได้รับชำระราคาก่อนส่งมอบ แล้วแต่กรณี

• กรณีให้บริการผู้ให้บริการต้องจัดทำใบกำกับภาษีทันทีที่ได้รับชำระค่าบริการ หรือเมื่อมีการใช้บริการนั้นเอง แล้วแต่กรณี

การจัดทำรายการใบกำกับภาษี

1. รายการในใบกำกับภาษีให้ทำเป็นภาษาไทย หรือจัดทำเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษในฉบับเดียวกันก็ได้ ถ้าจะทำเป็นภาษาอื่นต้องขออนุมัติ

2. สกุลเงินในใบกำกับภาษีต้องเป็นสกุลเงินไทย และใช้ตัวเลขไทยหรืออารบิค ถ้าจะจัดทำเป็นสกุลเงินอื่นต้องขออนุมัติ

3. ใบกำกับภาษีอาจออกรวมกันสำหรับการขายสินค้าหรือการให้บริการหลายอย่างก็ได้

4. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีรายการครบถ้วน

5. รายการในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป จะต้องไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นการขีด ฆ่า ขูด ลบโดยยางลบ หรือใช้ยาหมึก ตก แต่ง ต่อ เติม หากมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีดังกล่าวถือเป็นภาษีซื้อต้องห้าม

ลักษณะใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ต้องมีข้อความอย่างน้อยดังนี้

1. คำว่า "ใบกำกับภาษี"

กรณีจัดทำใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปรวมกับเอกสารทางการค้าอื่น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ซึ่งมีหลายฉบับอยู่ในชุดเดียวกัน และใบกำกับภาษีมิใช่เอกสารฉบับแรกของเอกสาร ให้ปฏิบัติดังนี้

(1) ระบุข้อความ "เอกสารออกเป็นชุด" ในใบกำกับภาษีและสำเนาใบกำกับภาษี

(2) ระบุข้อความ "สำเนาใบกำกับภาษี" ในสำเนาใบกำกับภาษี

ข้อความ "เอกสารออกเป็นชุด" และ "สำเนาใบกำกับภาษี" ต้องตีพิมพ์ขึ้นหรือจัดทำขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ในกรณีจัดทำใบกำกับภาษีขึ้นด้วยระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฉบับ

2. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบกำกับภาษี

3. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ซื้อสินค้าหรือบริการกรณีเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน

ข้อสังเกต:

(1) ถ้าผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก็ไม่ต้องระบุเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร

(2) ถ้าผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการมิได้แจ้งรายการเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและรายการเกี่ยวกับสถานประกอบการดังกล่าวและได้รับใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปซึ่งไม่ระบุรายการนั้น ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีนั้นจะเป็นภาษีซื้อต้องห้าม

4. หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีและลำดับของเล่ม (ถ้ามี)

5. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ

6. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บให้แยกออกจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ

7. วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี

วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษีแสดงให้เห็นถึงวันที่ความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น ซึ่งจะใช้ตัวเลขแทนการระบุชื่อเดือนก็ได้ และใช้ พ.ศ. หรือ ค.ศ. ก็ได้

8. ข้อความอื่นตามที่อธิบดีกำหนด

ระบุ "สำนักงานใหญ่" เช่น สนญ, HO, HQ หรือ 00000

ระบุ "สาขาที่......" เช่น สาขาที่ 1, สาขาที่ 01, BRANCH No 1, br.no1 หรือ 00001

จากข้อมูลข้างต้น ก็ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดทำใบกำกับภาษีได้ถูกต้อง ตรงเวลาตามที่สรรพากรกำหนด และทราบถึงลักษณะข้อความที่จะต้องระบุในใบกำกับภาษีเพื่อตรวจเช็คเมื่อได้รับใบกำกับภาษีทุกครั้ง

อ้างอิง: ข้อมูลจากกรมสรรพากร