เมื่อพบว่ากิจการมีลูกหนี้ที่ค้างชำระมานาน และคาดว่าจะไม่ได้รับชำระหนี้ ผู้ประกอบการควรทำอย่างไร เพื่อให้กิจการสามารถรับรู้หนี้สูญนี้เป็นรายจ่ายทางภาษีได้
ลูกหนี้ต้องเป็นหนี้ที่มีลักษณะดังต่อไปนี้
1. ต้องเป็นหนี้จากการประกอบกิจการหรือเนื่องจากการประกอบกิจการ หรือหนี้ที่ได้รวมเป็นเงินได้ในการคำนวณกำไรสุทธิ ทั้งนี้ ไม่รวมหนี้ของผู้ที่เป็นหรือเคยเป็นกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการ ไม่ว่าหนี้นั้นจะเกิดขึ้นก่อนหรือในขณะที่ผู้นั้นเป็นกรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการ
2. ต้องเป็นหนี้ที่ยังไม่ขาดอายุความและมีหลักฐานชัดแจ้งที่สามารถฟ้องลูกหนี้ได้ เช่น มีสัญญาตามที่กฎหมายกำหนด หรือใบรับสินค้าของลูกหนี้ หรือเช็คของลูกหนี้ที่ธนาคารปฏิเสธการชำระเงิน เป็นต้น
การจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ แบ่งเป็น 3 กรณีดังต่อไปนี้
กรณีที่ 1 มูลค่าลูกหนี้คงค้างไม่เกิน 100,000 บาท
1. มีหลักฐานการติดตามทวงถามให้ชำระหนี้โดยมีจดหมายลงทะเบียนไม่น้อยกว่า 2 ครั้ง แต่ไม่ได้รับชำระหนี้
2. มีหลักฐานการประมาณการค่าใช้จ่ายในการฟ้องลูกหนี้ว่าไม่คุ้มกับหนี้ที่จะได้รับชำระ
กรณีที่ 2 มูลค่าลูกหนี้คงค้างเกิน 100,000 บาท แต่ไม่เกิน 500,000 บาท
1. มีหลักฐานการติดตามทวงถามและไม่ได้รับชำระหนี้ โดยปรากฏว่า
ลูกหนี้ถึงแก่ความตาย เป็นคนสาบสูญ หรือมีหลักฐานว่าหายสาบสูญไป และไม่มีทรัพย์สินใด ๆ จะชำระหนี้ได้
ลูกหนี้เลิกกิจการ และมีหนี้ของเจ้าหนี้รายอื่นมีบุริมสิทธิเหนือทรัพย์สินทั้งหมดของลูกหนี้อยู่ในลำดับก่อนเป็นจำนวนมากกว่าทรัพย์สินของลูกหนี้
2. ดำเนินการฟ้องร้องอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วแต่กรณี
คดีแพ่ง: ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีแพ่ง และศาลได้มีคำสั่งรับคำฟ้องนั้นแล้วหรือได้ยื่นคำขอเฉลี่ยหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีแพ่งและศาลได้มีคำสั่งรับคำขอนั้นแล้ว หรือ
คดีล้มละลาย: ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีล้มละลาย และศาลได้มีคำสั่งรับคำฟ้องนั้นแล้วหรือได้ยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีที่ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีล้มละลาย และศาลได้มีคำสั่งรับคำขอรับชำระหนี้นั้นแล้ว
3. กรรมการหรือหุ้นส่วนผู้จัดการของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลผู้เป็นเจ้าหนี้ต้องมีคำสั่งอนุมัติให้จำหน่ายหนี้นั้นเป็นหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้ภายใน 30 วันนับแต่วันสิ้นรอบระยะเวลาบัญชีนั้น
กรณีที่ 3 มูลค่าลูกหนี้คงค้างเกิน 500,000 บาท
1. มีหลักฐานการติดตามทวงถามและไม่ได้รับชำระหนี้ โดยปรากฏว่า
ลูกหนี้ถึงแก่ความตาย เป็นคนสาบสูญ หรือมีหลักฐานว่าหายสาบสูญไป และไม่มีทรัพย์สินใด ๆ จะชำระหนี้ได้
ลูกหนี้เลิกกิจการ และมีหนี้ของเจ้าหนี้รายอื่นมีบุริมสิทธิเหนือทรัพย์สินทั้งหมดของลูกหนี้อยู่ในลำดับก่อนเป็นจำนวนมากกว่าทรัพย์สินของลูกหนี้
2. ดำเนินการฟ้องร้องอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วแต่กรณี
คดีแพ่ง: ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีแพ่ง หรือได้ยื่นคำขอเฉลี่ยหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีแพ่ง และในกรณีนั้น ๆ ได้มีคำบังคับหรือคำสั่งของศาลแล้วแต่ลูกหนี้ไม่มีทรัพย์สินใด ๆ จะชำระหนี้ได้ หรือ
คดีล้มละลาย: ดำเนินการฟ้องลูกหนี้ในคดีล้มละลายหรือได้ยื่นคำขอรับชำระหนี้ในคดีที่ลูกหนี้ถูกเจ้าหนี้รายอื่นฟ้องในคดีล้มละลาย และในกรณีนั้น ๆ ได้มีการประนอมหนี้กับลูกหนี้โดยศาลมีคำสั่งเห็นชอบด้วยกับการประนอมหนี้นั้น หรือลูกหนี้ถูกศาลพิพากษาให้เป็นบุคคลล้มละลายและได้มีการแบ่งทรัพย์สินของลูกหนี้ครั้งแรกแล้ว
ผู้ประกอบการต้องดำเนินการตามวิธีการและเงื่อนไขข้างต้น ในการตัดจำหน่ายลูกหนี้ที่ค้างชำระเป็นเวลานานและคาดว่าจะไม่ได้รับชำระ เพื่อให้กิจการสามารถรับรู้หนี้สูญเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ หากกิจการไม่ดำเนินการตามกำหนดจะถือเป็นรายการหนี้สูญที่ต้องบวกกลับทันที
อ้างอิง: กฎกระทรวงฉบับที่ ๑๘๖ (พ.ศ. ๒๕๓๔) ออกตามความในประมวลรัษฎากรว่าด้วยการจำหน่ายหนี้สูญจากบัญชีลูกหนี้