เอกสารประกอบรายจ่ายทางภาษีกรณีไม่มีหลักฐานที่เพียงพอ

ผู้ประกอบการหลายท่านคงเคยพบปัญหาที่เมื่อซื้อสินค้าหรือจ่ายค่าบริการแล้ว ผู้ขายสินค้าหรือให้บริการไม่ออกหลักฐานการรับเงิน หรือออกหลักฐานที่ไม่สมบูรณ์ไม่สามารถนำมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้ ทั้งที่เป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงและเกี่ยวข้องกับกิจการ

แนวทางแก้ไขปัญหาสำหรับผู้ประกอบการ

กรณีที่เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการจริงและกิจการจ่ายจริง แต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอต่อการบันทึกบัญชี กิจการสามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ ดังนี้

1. ใบรับเงิน

ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินยินยอมให้ออกใบรับเงินและลงลายมือชื่อเป็นผู้รับเงิน

2. ใบสำคัญรับเงิน

ใช้ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ แต่ยินยอมลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน พร้อมแนบสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน

3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใช้ในกรณีที่กิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินได้ ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน

4. ใบสำคัญจ่าย

ในกรณีที่ไม่มีหลักฐาน "ใบรับเงิน", "ใบสำคัญรับเงิน" หรือ "ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน" ให้กิจการจัดทำ ใบสำคัญจ่าย โดยระบุข้อความดังนี้

• ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน

• วันที่จ่ายเงิน

• ระบุประเภทรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย

• ลงลายมือชื่อผู้รับเงินไว้เป็นหลักฐาน

• มีการลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจ

พร้อมแนบเอกสาร เช่น

• หลักฐานการแสดงการจ่ายเงิน เช่น สำเนาเช็คระบุชื่อผู้รับเงิน, สำเนาใบโอนเงินธนาคาร, แนบบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน (กรณีชำระเป็นเงินสด)

จากแนวทางข้างต้นช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถจัดทำเอกสารได้อย่างเหมาะสม และนำรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริงนั้นมาเป็นรายจ่ายทางภาษีได้

อ้างอิง: ข้อมูลจาก http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/download/Tourism_manual.pdf