เมื่อกิจการพบว่ามีสินค้าที่เสื่อมคุณภาพ สินค้าที่มีตำหนิ สินค้าที่หมดอายุ และเศษซาก ผู้ประกอบการจะต้องปฏิบัติอย่างไร เพื่อให้กิจการสามารถบันทึกตัดต้นทุนดังกล่าวเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิของรอบระยะเวลาบัญชีที่ได้ทำลายสินค้าดังกล่าว
หลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขในการทำลายสินค้า มีดังนี้
กรณีบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลทั่วไป
สำหรับการทำลายสินค้าหรือเศษซากที่สามารถเก็บรักษาและรอการทำลายพร้อมกันได้เมื่อมีปริมาณที่เหมาะสม จะต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไข ดังนี้
1. ตรวจสอบสภาพสินค้าดังกล่าวว่า เสียหายตามเงื่อนไขที่แต่ละกิจการได้กำหนดไว้หรือไม่ และต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจในการพิจารณาให้เป็นสินค้าเสียหายตามเงื่อนไขที่กำหนด
(กรณีสินค้าที่ได้รับคืน ต้องมีเอกสารหลักฐานการรับคืนสินค้า ซึ่งระบุรายละเอียดของสินค้าที่รับคืน เช่น วันเดือนปีที่รับคืน ปริมาณสินค้า ชนิดสินค้าหรือรหัสสินค้า สาเหตุที่รับคืนสินค้า เลขที่อ้างอิงของการสั่งซื้อสินค้าที่รับคืนนั้น และให้มีการลงลายมือชื่อของลูกค้าที่คืนสินค้า พนักงานที่รับคืนสินค้าด้วย เมื่อมีการนำสินค้าที่รับคืนมาเก็บไว้เพื่อรอทำลาย ให้พนักงานฝ่ายคลังสินค้าที่เก็บรักษาสินค้าเสียหายตรวจนับและลงลายมือชื่อกำกับไว้ พร้อมทั้งแจ้งให้ฝ่ายบัญชีทราบด้วย)
2. เมื่อได้รับอนุมัติแล้ว ให้มีบุคคลอย่างน้อยประกอบด้วย ฝ่ายคลังสินค้า ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย หรือฝ่ายตรวจสอบ (ถ้ามี) ร่วมสังเกตการณ์ และลงลายมือชื่อเป็นพยานในการทำลาย เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี พร้อมทั้งให้เชิญผู้สอบบัญชีมาเป็นพยานในการทำลาย
3. แจ้งการทำลายให้สรรพากรพื้นที่หรือสรรพากรจังหวัด หรือสรรพากรจังหวัด (สาขา) ในท้องที่ที่รับผิดชอบทราบล่วงหน้าเป็นเวลา 30 วันก่อนวันทำลาย ซึ่งสรรพากรพื้นที่ หรือสรรพากรจังหวัด หรือสรรพากรจังหวัด (สาขา) อาจส่งเจ้าหน้าที่ไปดูการทำลายด้วยก็ได้ตามความเหมาะสมแล้วแต่กรณี
สำหรับการทำลายสินค้าหรือเศษซากที่ไม่สามารถเก็บรักษาไว้ได้ เช่น ผลิตภัณฑ์อาหาร เวชภัณฑ์ เคมีภัณฑ์ เป็นต้น ให้ดำเนินการตามข้อ 1 และ 2 ทั้งนี้ไม่จำเป็นต้องแจ้งให้เจ้าหน้าที่ที่กรมสรรพากรร่วมเป็นพยานในการทำลายก็ได้
กรณีบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลอยู่ในเขตอุตสาหกรรมส่งออก
1. ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่การนิคมอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทยกำหนด
2. รับรองโดยพยาน ให้เชิญผู้สอบบัญชีมาเป็นพยานในการทำลาย หรือจัดทำรายงานการทำลายให้ผู้สอบบัญชีรับทราบ
3. ให้ผู้สอบบัญชีรับรองเป็นลายลักษณ์อักษรแนบงบดุลไว้ด้วย
กรณีบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่ได้รับการส่งเสริมการลงทุนที่มีการนำเข้าวัตถุดิบจากต่างประเทศมาใช้ในการผลิตเพื่อส่งออก
1. ปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไข ตามที่สำนักงานคณะกรรมการ BOI กำหนด
2. รับรองโดยพยาน ให้เชิญผู้สอบบัญชีมาเป็นพยานในการทำลาย หรือจัดทำรายงานการทำลายให้ผู้สอบบัญชีรับทราบ
3. ให้ผู้สอบบัญชีรับรองเป็นลายลักษณ์อักษรแนบงบดุลไว้ด้วย
ดังนั้น เมื่อผู้ประกอบการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขที่กำหนดแล้วก็จะสามารถรับรู้ต้นทุนสินค้าเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ ไม่ถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม
อ้างอิง: คำสั่งกรมสรรพากรที่ ป. 79/2541